Termo de Adesão

01Introdução

1.1Este Termo de Adesão regula o uso da plataforma Akira Cloud, composta pela suíte de aplicativos para navegador e aplicativos para dispositivos móveis (Android e iOS), doravante denominada SOFTWARE. Ao aceitar este Termo, o CLIENTE concorda com as condições estabelecidas para o uso do SOFTWARE, fornecido pela AKIRA SISTEMAS LTDA, pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ sob nº 61.562.173/0001-98, com sede na Avenida Nossa Senhora de Copacabana, 664, Portaria 5, Sala 409, Copacabana, Rio de Janeiro, RJ, CEP 22050-903, doravante denominada AKIRA SISTEMAS.

02Objeto

2.1O presente Termo concede ao CLIENTE a cessão de direito de uso do SOFTWARE, na modalidade SaaS (software como serviço), executado em ambiente de computação em nuvem. A cessão é onerosa, não exclusiva, intransferível, revogável e por prazo determinado, vinculada ao período contratado, nos termos do art. 9º da Lei nº 9.609/1998 (Lei do Software) e demais condições aqui previstas.

03Cessão de Direito de Uso

3.1A AKIRA SISTEMAS cede ao CLIENTE o direito de uso do SOFTWARE para processar informações da pessoa física ou jurídica especificada no ato da contratação. O uso do SOFTWARE está sujeito às limitações estabelecidas no plano contratado, que restringem a capacidade computacional (capacidade de processamento), como limites de armazenamento, processamento e tratamento de dados, definidos a seguir:

3.2O CLIENTE não pode utilizar o SOFTWARE em situações que possam causar danos graves devido a falhas, atrasos ou erros, incluindo, mas não se limitando a, instalações nucleares, sistemas de controle de tráfego aéreo, suporte vital ou qualquer outra aplicação em que a falha do SOFTWARE possa resultar em morte, danos pessoais ou ambientais graves.

3.3O CLIENTE reconhece que a titularidade do SOFTWARE, incluindo seu código-fonte, arquitetura, documentação e todos os componentes — sejam de propriedade originária da AKIRA SISTEMAS ou de terceiros licenciados —, permanece integralmente com a AKIRA SISTEMAS. A presente cessão de direito de uso não transfere, em nenhuma hipótese, qualquer direito de propriedade intelectual sobre o SOFTWARE ao CLIENTE. É proibida qualquer tentativa de acesso ao servidor sem autorização, engenharia reversa, descompilação, desmontagem ou qualquer outra forma de acesso ao código-fonte do SOFTWARE, bem como sua modificação, sublicenciamento, cessão, locação, comercialização ou disponibilização não autorizada a terceiros.

3.4O SOFTWARE não é desenvolvido para atender às necessidades específicas de um determinado usuário ou mercado. A AKIRA SISTEMAS reserva-se o direito de alterar, acrescentar ou remover funcionalidades do SOFTWARE, bem como modificar a interface, a qualquer momento, sem aviso prévio, visando melhorias ou adaptações tecnológicas.

3.5O SOFTWARE requer conexão com a internet para funcionamento, seja em computador pessoal (desktop ou notebook) ou dispositivo móvel (tablet ou celular). É responsabilidade do CLIENTE a contratação de plano de internet adequado. Para uso adequado do SOFTWARE, recomenda-se conexão com velocidade de upload e download superior a 10 Mbps, latência inferior a 200 ms e jitter inferior a 30 ms. O uso simultâneo de mais de uma estação de trabalho poderá requerer internet com velocidade superior. O não atendimento a esses requisitos pode comprometer a performance do SOFTWARE, não sendo de responsabilidade da AKIRA SISTEMAS.

3.6Quando utilizado em computador (desktop ou notebook), o SOFTWARE é homologado para uso em dispositivos com CPU de frequência igual ou superior a 2 GHz, 8 GB ou mais de memória RAM, com navegador Google Chrome ou Microsoft Edge, em suas duas versões estáveis mais recentes. A AKIRA SISTEMAS não garante compatibilidade ou pleno funcionamento em dispositivos ou navegadores que não atendam a estes requisitos.

3.7Para dispositivos móveis, o SOFTWARE requer Android versão 12 ou superior, ou iOS versão 17 ou superior para dispositivos Apple. A AKIRA SISTEMAS não garante pleno funcionamento em dispositivos que não atendam a estes requisitos.

04Privacidade e Proteção de Dados — LGPD

4.1O CLIENTE é responsável pela segurança de seus dados de acesso ao SOFTWARE, incluindo nome de usuário e senha. A AKIRA SISTEMAS não se responsabiliza por acessos não autorizados resultantes de: (a) uso de senhas fracas ou previsíveis; (b) compartilhamento de credenciais com terceiros; (c) armazenamento de senhas em locais não seguros (como arquivos não criptografados ou notas físicas desprotegidas); (d) acesso ao SOFTWARE por dispositivos não protegidos ou comprometidos por malware; (e) utilização de redes públicas ou não seguras para acessar o SOFTWARE; (f) falta de uso de autenticação multifator (MFA); ou (g) uso de senhas reutilizadas de outros sistemas.

4.2A AKIRA SISTEMAS coleta e armazena informações de acesso ao SOFTWARE, tais como data, hora, endereço IP e identificação do usuário, pelo prazo de 12 (doze) meses, prazo superior ao mínimo legal de 6 meses previsto no art. 15 do Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014), em razão do legítimo interesse de segurança, prevenção a fraudes e auditoria, garantindo o sigilo e proteção desses dados em ambiente controlado e seguro, em respeito aos princípios da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 – LGPD) e do Marco Civil da Internet.

4.3O SOFTWARE utiliza provedores de computação em nuvem e serviços auxiliares para tratamento de dados do CLIENTE. Dentre os principais provedores destacam-se:

O CLIENTE consente expressamente com a coleta, transmissão, armazenamento e tratamento de suas informações nesses provedores, que seguem padrões rigorosos de segurança e proteção de dados.

4.4Transferência internacional de dados. O ambiente primário de produção do SOFTWARE está hospedado na Amazon Web Services (AWS), região us-east-1 (Norte da Virgínia, EUA), o que constitui transferência internacional estrutural de dados. O CLIENTE reconhece e consente expressamente com essa transferência, que é necessária à execução do contrato nos termos do art. 33, V, da LGPD. Adicionalmente, outros provedores listados no item 4.3 também podem operar, total ou parcialmente, em território estrangeiro. Todas as transferências internacionais são realizadas com provedores que adotam padrões de proteção de dados compatíveis com a legislação brasileira, mediante Acordos de Processamento de Dados (DPAs) celebrados nos termos da Resolução CD/ANPD nº 19/2024. Como medida de redundância e soberania de dados, a AKIRA SISTEMAS mantém cópias de backup em infraestrutura própria localizada em território brasileiro.

4.5A AKIRA SISTEMAS compromete-se a garantir a segurança, confidencialidade e integridade dos dados do CLIENTE, adotando medidas técnicas e administrativas adequadas para proteger as informações contra acessos não autorizados, vazamentos ou qualquer outra forma de tratamento inadequado ou ilícito.

4.6O CLIENTE reconhece que a AKIRA SISTEMAS poderá compartilhar dados do CLIENTE, incluindo dados pessoais, sensíveis e anonimizados, com autoridades competentes, mediante ordem judicial ou requisição legal cabível.

4.7O CLIENTE poderá, a qualquer momento, exercer seus direitos previstos na LGPD, tais como: (a) solicitar a confirmação da existência de tratamento de seus dados; (b) acessar os dados armazenados; (c) corrigir dados incompletos, desatualizados ou incorretos; (d) anonimizar, bloquear ou eliminar dados desnecessários ou tratados em desconformidade com a lei; e (e) solicitar a eliminação de dados pessoais tratados com seu consentimento, salvo quando houver outra base legal que autorize a retenção dessas informações.

4.8Como parte da política de segurança da informação, não é permitido o acesso ao SOFTWARE a partir de: (a) redes descentralizadas (Tor e similares); (b) VPNs anônimas; e (c) endereços IP associados a tráfego malicioso, propagação de malware, botnets ou qualquer atividade ilícita.

05Suporte Técnico

5.1O CLIENTE tem direito ao suporte técnico para uso do SOFTWARE, conforme as características do plano contratado. O suporte, em todos os canais disponibilizados, é prestado em dias úteis, das 9h às 18h (horário de Brasília). Os chamados abertos no helpdesk serão respondidos conforme a complexidade da questão reportada.

5.2A AKIRA SISTEMAS poderá redirecionar chamados abertos por e-mail, telefone ou demais canais para a Central de Chamados, garantindo melhor acompanhamento e gestão dos atendimentos. O suporte técnico também poderá ser prestado por meio de acesso remoto, mediante autorização prévia do CLIENTE, que poderá encerrar o acesso a qualquer momento durante o atendimento.

06Níveis de Serviço (SLA)

6.1A AKIRA SISTEMAS compromete-se a manter o SOFTWARE disponível para uso pelo CLIENTE em, no mínimo, 99% do tempo durante o período de um mês civil, considerando possíveis interrupções programadas ou situações de força maior.

6.2As manutenções programadas para atualização ou correção do SOFTWARE serão realizadas em horários de baixo volume de acessos, preferencialmente entre 20h e 6h (horário de Brasília), para minimizar o impacto ao CLIENTE. O CLIENTE será notificado com pelo menos 48 horas de antecedência para manutenções programadas que venham a causar indisponibilidade de acesso.

6.3Manutenções emergenciais serão comunicadas imediatamente após a identificação da necessidade. Considera-se manutenção emergencial qualquer intervenção necessária para corrigir falhas que possam comprometer componentes críticos do SOFTWARE e que não possam aguardar as janelas regulares de atualização.

6.4O SLA não se aplica durante períodos de manutenção programada ou emergencial, nem em casos de indisponibilidade decorrente de caso fortuito ou força maior (como desastres naturais, guerras, instabilidade social, falhas em serviços essenciais, paralisações por epidemias e pandemias, ataques cibernéticos de negação de serviço, simples ou distribuídos).

6.5Caso o SOFTWARE fique indisponível por período superior a 7 horas e 30 minutos no mês — o que representa SLA inferior a 99% — o CLIENTE terá direito a desconto proporcional na mensalidade, calculado pela seguinte fórmula:

Para fins de simplificação, consideram-se todos os meses com 750 horas. Havendo direito ao desconto, este será aplicado na fatura subsequente à indisponibilidade.

07Responsabilidade

7.1A AKIRA SISTEMAS não será responsável por quaisquer danos ou prejuízos decorrentes do uso indevido do SOFTWARE pelo CLIENTE, incluindo, mas não se limitando a, imperícia, negligência ou uso por pessoas não autorizadas pelo CLIENTE. O CLIENTE reconhece que é integralmente responsável pelo conteúdo transmitido, armazenado ou compartilhado por meio do SOFTWARE, respondendo por quaisquer violações legais resultantes desse conteúdo, em conformidade com a legislação aplicável.

7.2O CLIENTE compromete-se a utilizar o SOFTWARE de forma adequada e segura, seguindo todas as orientações e boas práticas fornecidas pela AKIRA SISTEMAS, incluindo, mas não se limitando a, a proteção de suas credenciais de acesso, a não divulgação de senhas a terceiros e a notificação imediata à AKIRA SISTEMAS em caso de suspeita de acesso não autorizado ou violações de segurança.

7.3O CLIENTE reconhece que o SOFTWARE pode apresentar falhas de programação ("bugs") e que a AKIRA SISTEMAS compromete-se a corrigir tais falhas no menor tempo possível, sem garantir, contudo, que o SOFTWARE esteja completamente livre de erros ou interrupções. Identificada qualquer falha, o CLIENTE deve comunicá-la à AKIRA SISTEMAS para que sejam tomadas as providências cabíveis.

08Preço e Pagamento

8.1Ao contratar um plano de acesso, o CLIENTE terá direito a um período de avaliação gratuita do SOFTWARE ("período de carência" ou "trial") de 30 (trinta) dias, dentro das limitações do plano contratado, sem necessidade de fornecer informações de pagamento. Campanhas promocionais ou condições comerciais específicas poderão estabelecer prazo diferente, quando expressamente indicado no ato da contratação. Durante esse período, o CLIENTE poderá solicitar o cancelamento do plano sem qualquer ônus.

8.2Após o período de carência, o CLIENTE deverá fornecer as informações de pagamento, escolhendo a periodicidade (mensal ou anual). O acesso ao SOFTWARE será liberado após a compensação do pagamento.

8.3Quando o CLIENTE optar pela periodicidade mensal, poderá cancelar o plano a qualquer tempo. O SOFTWARE permanecerá disponível até o final do ciclo mensal de cobrança, sem possibilidade de reembolso.

8.4Quando o CLIENTE optar pela periodicidade anual, fica estabelecido o período de fidelização de 12 (doze) meses. O CLIENTE poderá cancelar o plano a qualquer tempo, hipótese em que o SOFTWARE permanecerá disponível até o final do ciclo mensal corrente. Em caso de rescisão antes do término do período de fidelização, será cobrada multa rescisória equivalente a 50% (cinquenta por cento) do valor remanescente até o final do período contratado. A AKIRA SISTEMAS efetuará o reembolso, quando aplicável, em até 30 (trinta) dias úteis após o bloqueio do sistema.

8.5Durante o período de 12 (doze) meses contados da contratação ou da última renovação, o preço pago pelo CLIENTE não será alterado, mesmo nos planos de periodicidade mensal. Após esse período, o plano poderá ser renovado conforme os valores de tabela então praticados pela AKIRA SISTEMAS. O CLIENTE será comunicado com pelo menos 30 (trinta) dias corridos de antecedência sobre qualquer reajuste.

8.6Os pagamentos deverão ser realizados exclusivamente pelos meios disponibilizados pela AKIRA SISTEMAS. Não são autorizados pagamentos diretos a representantes comerciais ou por qualquer outra forma fora dos canais oficiais.

8.7Em caso de inadimplência, a AKIRA SISTEMAS poderá aplicar as seguintes sanções progressivas até a regularização do pagamento:

• Atraso ≥ 5 dias corridos: o SOFTWARE ficará restrito a consultas;
• Atraso ≥ 15 dias corridos: a AKIRA SISTEMAS encaminhará o título a cartório de protesto e poderá incluir o CLIENTE em órgãos de proteção ao crédito. Os custos de retirada do protesto correrão por conta do CLIENTE;
• Atraso ≥ 30 dias corridos: a AKIRA SISTEMAS poderá bloquear totalmente o acesso do CLIENTE ao SOFTWARE;
• Atraso ≥ 45 dias corridos: a base de dados do CLIENTE será removida, sem possibilidade de recuperação, ressalvadas as obrigações legais de retenção previstas na Política de Privacidade.

09Alterações de Plano

9.1O CLIENTE poderá alterar o plano de acesso, bem como contratar ou cancelar serviços adicionais, a qualquer momento. Em caso de alteração, o CLIENTE perderá as condições comerciais anteriores, passando a vigorar as condições do novo plano contratado, incluindo eventual nova fidelização.

9.2Em caso de alteração de plano ou serviços adicionais, o CLIENTE terá 7 (sete) dias corridos para solicitar a restauração das exatas condições comerciais anteriores, incluindo plano e serviços adicionais, sem qualquer penalidade. Esse benefício somente poderá ser utilizado uma vez a cada 90 (noventa) dias corridos.

9.3Caso seja identificado downgrade malicioso de plano — assim entendida a mudança para plano de menor custo com a intenção de rescindir o contrato, total ou parcialmente — a AKIRA SISTEMAS considerará as condições comerciais anteriores para cálculo de eventual rescisão. Exemplos de downgrade malicioso incluem: realizar downgrade imediatamente antes de pedido de cancelamento para reduzir custos de rescisão, ou realizar alterações repetidas e frequentes sem justificativa plausível.

9.4O CLIENTE deverá permanecer no plano escolhido por, no mínimo, 90 (noventa) dias corridos antes de solicitar novo downgrade, salvo exceções previamente acordadas por escrito com a AKIRA SISTEMAS.

9.5A AKIRA SISTEMAS poderá, a seu critério, negar a alteração de planos e serviços adicionais quando houver suspeita ou indícios de comportamento malicioso, sendo o CLIENTE notificado sobre o resultado da análise.

10Vigência e Rescisão

10.1Este Termo de Adesão vigorará enquanto durar a prestação de serviços entre a AKIRA SISTEMAS e o CLIENTE, sendo automaticamente renovado ao término de cada período contratado, salvo manifestação em contrário de qualquer das partes.

10.2Sem prejuízo das demais hipóteses previstas neste Termo, a rescisão poderá ocorrer:

• Por iniciativa do CLIENTE, observadas as condições previstas nas cláusulas 8.3 e 8.4, conforme a periodicidade contratada;
• Por iniciativa da AKIRA SISTEMAS, mediante aviso prévio de 30 (trinta) dias corridos, salvo nas hipóteses de descumprimento contratual ou uso indevido do SOFTWARE pelo CLIENTE, casos em que a rescisão poderá ser imediata;
• Por descumprimento contratual de qualquer das partes, mediante notificação prévia para sanar a infração no prazo de 15 (quinze) dias corridos. Não sanada a infração nesse prazo, a rescisão operará de pleno direito;
• Por inadimplência, na forma da cláusula 8.7;
• Por encerramento das atividades da AKIRA SISTEMAS, mediante aviso prévio de 90 (noventa) dias corridos, dentro do qual o CLIENTE poderá solicitar a exportação de seus dados.

10.3Independentemente da causa da rescisão, o CLIENTE poderá, durante o período em que o SOFTWARE permanecer disponível após o pedido de cancelamento, solicitar a exportação de seus dados em formato eletrônico estruturado e de uso comum, conforme funcionalidades disponibilizadas no SOFTWARE.

11Uso de Inteligência Artificial (IA)

11.1A AKIRA SISTEMAS utiliza tecnologias de Inteligência Artificial (IA) para tratar dados e informações com as seguintes finalidades:

• Analisar e classificar dados enviados pelo CLIENTE, permitindo que lançamentos sejam realizados de forma automática;
• Analisar dados e informações, estruturados ou não, com o objetivo de prever comportamentos administrativos e financeiros, sugerir decisões administrativas e apresentar dashboards e resultados do tratamento dos dados. As funcionalidades de IA para esse fim são sistemas de apoio à decisão humana, não realizando decisões automatizadas que produzam efeitos jurídicos relevantes sobre o titular;
• Realizar verificação de identidade por meio de dados biométricos faciais, exclusivamente no contexto do módulo de folha de ponto, com a finalidade específica de confirmar a identidade da pessoa registrante e garantir a autenticidade do registro de jornada.

11.3Para as funcionalidades que envolvem o uso de IA, o CLIENTE terá a opção de desativar tais recursos, ciente de que as funcionalidades dependentes de IA poderão ficar inacessíveis. A escolha de desativar o uso de IA não compromete a experiência geral do CLIENTE no uso dos serviços, sendo garantido que seus dados serão tratados de acordo com seus direitos e com as políticas de proteção de dados aplicáveis.

11.4O CLIENTE consente, de maneira destacada, específica e explícita, com o uso de IA pela AKIRA SISTEMAS, estando ciente de como seus dados serão utilizados, para quais propósitos e quais os possíveis impactos em sua experiência.

12Alterações deste Termo

12.1A AKIRA SISTEMAS poderá, a qualquer momento, alterar este Termo de Adesão para refletir mudanças em sua operação, em sua estrutura comercial, em requisitos legais ou regulatórios, ou para incorporar melhorias nos serviços prestados.

12.2Alterações materiais — assim entendidas aquelas que afetem direitos, deveres, preços ou condições essenciais — serão comunicadas ao CLIENTE com antecedência mínima de 30 (trinta) dias corridos, por meio do e-mail cadastrado e/ou por notificação no próprio SOFTWARE.

12.3Caso o CLIENTE não concorde com as alterações materiais, poderá rescindir o presente Termo, sem ônus, antes da entrada em vigor da nova versão. A continuidade do uso do SOFTWARE após a entrada em vigor das alterações implicará aceitação tácita das novas condições.

12.4Alterações de natureza meramente operacional, de redação ou que não impactem direitos e deveres das partes poderão ser realizadas sem aviso prévio, sendo a versão vigente sempre disponibilizada no SOFTWARE.

13Disposições Gerais

13.1A AKIRA SISTEMAS poderá subcontratar terceiros para realizar parte dos serviços necessários à execução do SOFTWARE, desde que esses terceiros sigam os mesmos padrões de segurança e confidencialidade estabelecidos pela AKIRA SISTEMAS, em conformidade com a LGPD.

13.2A AKIRA SISTEMAS poderá ceder este Termo, total ou parcialmente, a empresas do mesmo grupo econômico ou em decorrência de operações societárias (fusão, incorporação, cisão, aquisição ou venda de ativos), mediante comunicação ao CLIENTE, sendo mantidas as condições contratadas.

13.3Ambas as partes poderão utilizar o e-mail como meio oficial de comunicação para tratativas contratuais e operacionais.

13.4A tolerância de qualquer das partes quanto ao descumprimento de obrigações pela outra não constituirá novação, renúncia ou alteração das cláusulas deste Termo, podendo o direito ser exercido a qualquer tempo.

13.5Se qualquer disposição deste Termo for considerada inválida ou inexequível, as demais disposições permanecerão em pleno vigor e efeito.

13.6Comunicações por e-mail. A AKIRA SISTEMAS enviará ao CLIENTE dois tipos de comunicação, com bases legais distintas:

• Comunicações transacionais (faturas, avisos de suspensão, notificações contratuais, alertas de segurança e demais comunicações inerentes à execução deste Termo): fundamentadas no art. 7º, inciso V, da LGPD (execução contratual), dispensando consentimento específico e não sujeitas a descadastramento, dado seu caráter essencial à prestação do serviço;
• Comunicações de marketing (ofertas, novidades de produto e promoções): fundamentadas no consentimento do CLIENTE (art. 7º, inciso I, da LGPD), podendo ser revogado a qualquer tempo por meio dos canais de atendimento disponíveis no SOFTWARE ou pelo link de descadastramento presente em cada mensagem, sem prejuízo das comunicações transacionais.

13.7Fica eleito o foro da Comarca do Rio de Janeiro/RJ para dirimir quaisquer questões oriundas deste Termo, com renúncia expressa de qualquer outro, por mais privilegiado que seja, ressalvadas as hipóteses em que o CLIENTE seja consumidor ou MEI em situação de vulnerabilidade, casos em que prevalecerá o foro do domicílio do consumidor por força de lei.

13.8Histórico de Versões